- Referat organizacyjny

Stanowisko ds. techniczno - kancelaryjnych - Danuta Romaniec
tel: 94 361 83 27
 e-mail: sekretariat@wierzchowo.pl
Miejsce przyjmowania interesantów:
Piętro I, pokój nr 15

Stanowisko ds. organizacyjnych i kadr - Aneta Adamska
tel. 94 361 88 34
e-mail: kadry@wierzchowo.pl
Miejsce przyjmowania interesantów:
Piętro I, pokój nr 9 

Stanowisko ds. obsługi rady - Danuta Łukaszewska
tel: 94 361 88 35
e-mail: rada@wierzchowo.pl
Miejsce przyjmowania interesantów:
 Parter, pokój nr 3

Informatyk - Maciej Furykiewicz
tel: 94 361 88 47
e-mail: informatyk@wierzchowo.pl

Godziny przyjmowania interesantów:
Interesanci przyjmowani są w godzinach pracy urzędu.

Do zadań referatu organizacyjnego należy:

1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu,
2. zapewnienie obsługi Rady Gmin, a w szczególności:

• podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Gminy sprawne kierowanie pracą Rady,
• wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesjami Rady i posiedzeniami Komisji,
• przekazywanie radnym materiałów informacyjnych poddawanych pod obrady Rady i Komisji,
• obsługa organizacyjna i kancelaryjna posiedzeń Rady i Komisji,
• opracowywanie, przy współudziale Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji, planów pracy oraz udzielanie pomocy w ich realizacji,
• udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu radnego,
• prowadzenie rejestru uchwał, wniosków Komisji i radnych,
• prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego
• wdrażanie uchwał Rady Gminy, przygotowanie informacji z realizacji uchwał i wniosków podjętych na Sesjach Rady Gminy oraz nadzór nad ich realizacją,
• ogłaszanie poprzez obwieszczenia treści podejmowanych uchwał,
• przygotowywanie i organizowanie korespondencji zewnętrznej Rady,
• wykonywanie czynności w zakresie archiwizowania dokumentów Rady,

3. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy dokumentacji kadrowej związanej z czynnościami z zakresu prawa pracy pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
4. nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
5. naliczanie wynagrodzeń pracownikom Urzędu i pracownikom interwencyjnym,
6. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników w ramach stosunku pracy osób fizycznych, z którymi Urząd zawiera umowy cywilno prawne,
7. prowadzenie dokumentacji dotyczącej podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego,
8. prowadzenie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń odnośnie:

• podatku dochodowego od osób fizycznych,
• składek ZUS,
• składek na ubezpieczenie zdrowotne,

9. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w sprawie organizowanie prac interwencyjnych, publicznych dla osób bezrobotnych z terenu Gminy oraz organizowanie kontroli realizacji pracy wykonywanej przez bezrobotnych, współpraca w tym zakresie z sołtysami,
10. organizowanie badań profilaktycznych pracowników szczególnie badań lekarskich wstępnych i okresowych
11. prowadzenie archiwum zakładowego oraz nadzorowanie stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt,
12. organizowanie załatwiania skarg i wniosków mieszkańców,
13. zapewnienie prawidłowej obsługi mieszkańców przez Urząd,
14. wykonywanie wyznaczonych zadań z zakresu wyborów, referendów,
15. organizowanie i prowadzenie działalności socjalno-bytowej dla pracowników urzędu i ich rodzin oraz emerytów i rencistów,
16. prowadzenie sekretariatu urzędu i dziennika korespondencji urzędowej,
17. wykonywanie czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji,
18. prowadzenie całokształtu spraw związanych z zapewnieniem należytego stanu technicznego sprzętu, maszyn i urządzeń oraz zakupem materiałów biurowych, środków czystości, prowadzenie magazynu materiałowego, ubezpieczenia, ewidencji i nadzoru majątku urzędu,
19. zapewnienie czystości i porządku w pomieszczeniach urzędu, zapewnienie należytego funkcjonowania urządzeń, instalacji oraz bieżąca konserwacja.
20. prenumerata wydawnictw naukowych, dzienników i czasopism,
21. rejestr pieczątek, zamawianie pieczęci a także dokonywanie likwidacji nieaktualnych i zużytych,
22. realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy , a w szczególności:

• organizowania ochrony informacji niejawnych prowadzenie kancelarii tajnej bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów zawierających informacje niejawne,
• klasyfikowania informacji niejawnych,
• udostępniania informacji niejawnych, egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,
• realizowanie zadań Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych, podlegającego bezpośrednio Wójtowi. Zakres zadań Pełnomocnika obejmuje:
• zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych
• prowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy określonych w „Wykazie osób mających dostęp do informacji niejawnych”
• zapewnienie ochrony informacji niejawnych
• ochrona systemów i sieci teleinformatycznych
• zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej
• kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji
• okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,
• opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

23. obsługa samorządu mieszkańców, a w szczególności:

• prowadzenie zbiorów protokołów zebrań wiejskich i rad sołeckich, a także rejestru uchwał tych organów,
• informowanie Wójta o treści projektów uchwal i podjętych uchwałach
• ustalanie harmonogramu zebrań wiejskich oraz zapewnianie udziału w nich przedstawicieli organów, zgodnie z tematyką zebrania,
• współpraca z sołtysami wsi, organizowanie pomocy w zakresie realizacji statutowych zadań,
• aktualizowanie statutów sołectw, przedkładanie Wójtowi projektu zmian zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• organizowanie konsultacji społecznych zarządzonych przez Radę oraz wykonywanie czynności związanych z kompetencjami Rady dotyczącymi przeprowadzania referendów,

24. prowadzenie spraw związanych z informatyzacją urzędu, w szczególności:

• sporządzenie strony internetowej Gminy i wprowadzanie bieżącej informacji z działalności Gminy, umieszczanie ogłoszeń, obwieszczeń itp.
• systematyczne wprowadzanie danych do BIP według obowiązujących w tym zakresie przepisów,
• nadzór nad przeglądami i konserwacjami systemów służących do przetwarzania danych osobowych, systemem komunikacji w sieci komputerowej,
• nadzór nad naprawami konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych,
• prowadzenie ewidencji urządzeń oraz programów komputerowych,
• prowadzenie analizy w zakresie wyposażenia stanowisk pracy w komputery
• wykonywanie czynności związanych ze sprawdzaniem systemu pod kątem obecności wirusów komputerowych,
• nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu,
• współdziałanie przy opracowywaniu i monitorowaniu zabezpieczeń zbiorów danych osobowych,
• podejmowanie natychmiastowych działań zabezpieczających stan systemu informatycznego w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu zabezpieczeń systemu informatycznego lub informacji o zmianach działania programu lub urządzeń wskazujących na naruszenie bezpieczeństwa danych,
• bieżąca analiza ofert rynku programów komputerowych dla samorządu gminnego pod kątem przydatności ich dla pracy merytorycznej Urzędu Gminy,
• świadczenie pomocy merytorycznej pracownikom Urzędu Gminy w zakresie wprowadzania nowych programów komputerowych, bieżącego ich funkcjonowania oraz stałej aktualizacji dostosowując do aktualnych wymagań.

25. prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,